Keraton Yogyakarta (12-13/11) menggelar kegiatan Lokakarya Manajemen Koleksi Museum. Kegiatan tersebut merupakan kali pertama diadakan oleh Kawedanan Hageng Nitya Budaya sebagai upaya untuk mendorong kemajuan ekosistem museum di Yogyakarta dengan cara memperkuat manajemen internalnya lebih dahulu. Di sisi lain, kegiatan yang digelar selama dua hari tidak sekadar fokus pada pengetahuan dasar tentang manajemen koleksi dan peningkatan kualitas sumber daya manusia di museum, tetapi juga berfokus pada praktik langsung dalam pengelolaan koleksi dari segi inventarisasi dan kerja dokumentasi.

Lokakarya manajemen koleksi museum pada hari pertama digelar di Neo Malioboro dengan melibatkan dua narasumber, antara lain Farah Wardani selaku Kurator Mandiri di bidang seni dan museum serta Gunawan, S.S., M. Hum., selaku Kepala Seksi Registrasi Museum Nasional Indonesia. Farah Wardani sebagai pembicara pertama menyampaikan bahwa museum-museum di Indonesia harus melek dengan konsep GLAM (Gallery, Library, Archive, and Museum) yang sudah lama dikembangkan di negara-negara barat. Pasalnya, ekosistem GLAM secara langsung mampu menciptakan sinergi antar lembaga budaya untuk melestarikan dan menyebarluaskan warisan budaya secara lebih terpadu. Alih-alih beroperasi sebagai institusi yang terpisah, pendekatan GLAM mendorong kolaborasi untuk menyediakan akses informasi publik yang lebih luas dan efisien.

Sementara Gunawan memberi gambaran tentang manajemen koleksi yang ideal dari Museum Nasional Indonesia, diawali dengan mendata dengan rapi dan terperinci setiap koleksi yang dimiliki. Proses tersebut dalam konteks museum disebut sebagai registrasi koleksi. Registrasi dijabarkan dalam ulasan sesi kedua sebagai sebuah tanggung jawab museum yang penting untuk memastikan seluruh item (benda) diterima, baik sementara maupun secara permanen oleh museum dengan semestinya. Selain itu, registrasi juga mendokumentasi penuh dalam memfasilitasi dan memahami sumber asal, identifikasi, kondisi dan penanganan koleksi di museum. 

Seluruh peserta yang berasal dari internal Keraton Yogyakarta dan museum-museum se-Yogyakarta mendapat gambaran lebih jelas mengenai pentingnya penguatan ekosistem museum dari sudut pandang tata kelola koleksi. Di sisi lain, pada sesi terakhir seluruh peserta mendapat kesempatan untuk praktik dalam dokumentasi koleksi di museum masing-masing. Praktik dokumentasi koleksi dikemas melalui skema alternatif, yakni menyajikan cara dokumentasi koleksi yang ideal dengan segala kelengkapan alat fotografi serta dokumentasi dengan modal gawai masing-masing peserta. Tips dan trik dalam proses dokumentasi mandiri menjadi salah satu materi yang disampaikan dengan tujuan para peserta dapat praktik langsung di institusi mereka masing-masing.

Kegiatan lokakarya pada hari pertama dibuka langsung oleh GKR Bendara. Sementara pada hari kedua, lokakarya tersebut dilaksanakan di Bale Raos dan berfokus pada peningkatan sumber daya Abdi Dalem. Pada hari kedua, perwakilan Abdi Dalem dari Kawedanan (Kw) Tandha Yekti, Kw Widyabudaya, Kw Purayakara, Kw Sri Wandawa, serta Kw Datu Dana Suyasa hadir untuk mendapat pengetahuan dasar dalam pendataan koleksi, aset-pusaka keraton, hingga menangani koleksi hidup (living collection) yang masih digunakan dalam upacara adat maupun jamuan. Di tengah materi, mereka juga memperoleh cara-cara praktis dalam merawat koleksi/pusaka yang ada di keraton dengan berbagai material alam maupun zat-zat kimia yang cenderung aman.

“Kegiatan ini bukan hanya bagi keraton saja, tetapi seluruh instansi museum se-Yogyakarta diharapkan mampu menerapkan segala materi yang disampaikan oleh narasumber. Pada prinsipnya, pengetahuan tentang koleksi dan museum di zaman sekarang itu sangat penting. Mengingat museum, benda budaya, cagar budaya, menjadi aset tak ternilai sekaligus bagian dari identitas bangsa yang harus dijaga,” arahan dari GKR Bendara saat membuka lokakarya.

Pada hari kedua, kegiatan lokakarya ditutup langsung oleh KRT Suryo Amiseno selaku Penghageng II Kw Purayakara. Dalam pidato penutupan, beliau menyampaikan agar seluruh ilmu yang diperoleh dapat dipraktikkan dengan baik, khususnya di Kw Purayakara yang saat ini banyak menangani koleksi-koleksi keraton.